Completa Guía para escribir una nota de prensa óptima paso a paso

Cómo escribir una nota de prensa óptima paso a paso

La Nota de Prensa es uno de los elementos básicos de la comunicación corporativa e institucional. De hecho, todos los días se envían miles de informaciones a los periodistas y medios de comunicación. Pero, ¿cómo conseguir que nuestra nota de prensa llame la atención del periodista y se hagan eco de nuestra información?, ¿qué elementos debe contener una nota de prensa para ser óptima?, ¿sabes la estructura que tiene que tener? En este artículo trataré de contarte cómo debes redactar una nota de prensa para destacar como empresa, marca o institución.

¿Qué es una nota de prensa?

Una Nota de Prensa es una herramienta de comunicación informativa, no un Newsletter ni un Mailing. Por ello, debemos tener en cuenta la importancia de enviar este tipo de comunicaciones solo cuando sea necesario y cuando tengamos información que valga la pena publicar.

Dicho esto, son muchos los que creen que la nota de prensa ha muerto, pero nada más lejos de la realidad. Estas informaciones siguen siendo muy importantes en la comunicación de las empresas con los medios porque es la forma que tienen las empresas e instituciones para llegar a los medios de comunicación de una forma que no implique el desembolso de una gran cantidad de dinero como lo puede ser la publicidad. Por eso, si estás empezando a trabajar en un departamento de comunicación, ya sea una empresa, una institución o una agencia, es imprescindible que sepas cómo escribir una nota de prensa eficaz que te permita alcanzar tu objetivo: conseguir que tu información sea publicada en los medios de comunicación.

Además, debes saber que las notas de prensa ya no funcionan como hace unos años. Ya no sirve aquello de enviar un texto, sino que debes incorporar todos los elementos y herramientas que están a tu servicio para lograr llamar la atención de los periodistas. Si bien, el formato de nota de prensa offline es muy importante, mucho más lo es el online. Si te fijas, las notas de prensa ya no se entregan en papel, sino que se envían por correo electrónico. ¡Aprovecha la oportunidad de diferenciarte!

Tampoco debes olvidarte de la función de la Nota de Prensa: informar. Por eso, mi consejo es que la escribas desde un punto de vista periodístico, con el objetivo de facilitar la labor de los medios. Muchas veces, debido a la importante e intensa carga de trabajo de los periodistas, estos no pueden dedicar tanto tiempo como nos gustaría a la redacción y adaptación de nuestra nota de prensa, por lo que se limitan a copiar y pegar parte del contenido con el objetivo de difundirlo siempre que el texto sea lo suficientemente claro y adecuado. Por ello, es importante que la redacción sea lo más periodística posible, de manera que facilitemos su trabajo.

3 pasos a seguir antes de redactar una nota de prensa

PASO 1: Piensa en tu objetivo y en qué quieres transmitir

Lo primero que debes hacer antes de ponerte a redactar una Nota de Prensa es pensar de qué trata la información que quieres transmitir y por qué quieres enviarla a los medios. ¿Es interesante de verdad?, ¿vas a conseguir que los periodistas te compren esa información? En definitiva, piensa en lo que quieres comunicar.

Si tenemos claro que contamos con un producto, una idea o una actividad relevante y que puede ser interesante para los medios de comunicación, entonces podemos pasar a la fase de la redacción de la nota de prensa.

Recuerda que es esencial enviar notas de prensa sólo cuando tengas algo que realmente merezca la pena comunicar. No caigas en el error de enviar muchas Notas de Prensa porque acabarás cansando a los periodistas.

Ten en cuenta también que una nota de prensa debe interesar a los medios de comunicación por lo que no puede ser un mensaje publicitario. Esfuérzate por crear tu historia para conseguir tu hueco en los medios.

PASO 2: Reúne la máxima cantidad de información posible

Si ya sabes cuál es tu objetivo, es el momento de reunir información. Cuanta más información tengas de tu evento o producto, mejor. Informarse es una labor fundamental para todo responsable de medios. Antes de comunicar una información él o ella debe ser el primero en reunir todos los datos posibles para comunicárselo a los medios de la forma más sencilla, clara y concisa. ¡Los periodistas te lo van a agradecer!

Desde mi experiencia trabajando en el Departamento de Comunicación de la Institución Pública, Casa de América, os diré que muchas veces las informaciones que nos llegan son confusas, textos largos con palabras tan técnicas que cuesta descifrar qué quieren decirnos. Por eso, mi consejo es que pienses siempre en que tu información la va a leer alguien que seguramente no esté especializado en ese tipo de información. Piensa en que cualquier persona que coja tu información la entienda a la perfección.

PASO 3: Habla con personas especialistas en el tema

¿Y si no tengo mucha información? No te preocupes. Si te das cuenta que no has conseguido reunir demasiada información para eso están las personas que son especialistas en ese sector. Recurre a ellas. Es importante que conozca la visión de la gente especializada. Ellos pueden ayudarte con los detalles de tu información, ofrecerte materiales complementarios, etc…

Estructura para hacer una completa nota de prensa paso a paso

Ahora que ya has hecho el trabajo previo a escribir la Nota de Prensa, debes saber qué estructura es la ideal. Escribir una buena nota de prensa es todo un arte pero si sigues esta estructura que te voy a contar, será mucho más fácil.

Encabezado

El encabezado es la parte superior del folio y está compuesto por varios elementos:

Cabecera o título de nota de prensa

Lo primero que va a ver el periodista es la cabecera. Por eso, es muy importante escribir arriba “Nota de prensa” para que el periodista sepa el tipo de documento que está recibiendo.

Logotipo

El logotipo de tu empresa lo puedes colocar ocupando toda la franja superior o arriba y a la izquierda.

En mi caso, creo que es más visual utilizar una cabecera en la que además de incluir “Nota de Prensa”, aparezca el logotipo de tu empresa. Unir estos dos elementos te permitirá ahorrar espacio para lo que verdaderamente importa: tu información.

Fecha y lugar

La fecha y el lugar son dos elementos esenciales también. Es importante para identificar en qué momento ha sido enviada esa información y desde dónde.

Algunos prefieren colocarla arriba y a la derecha, pero también puedes ponerlo justo debajo de tu cabecera. Más adelante te enseñaré cómo lo hago yo, a través de un ejemplo.

Titular

El titular es la parte es la más importante de una nota de prensa. Necesitas un titular que enganche al periodista y que le invite a seguir leyendo. Debe ser una frase sencilla y concisa. Recuerda que no debe ser muy largo, como máximo dos líneas, y que debe resumir el contenido de la nota de prensa.

Para destacarlo del resto del texto, es importante que vaya en negrita y con un tamaño superior al resto de la nota. Yo suelo utilizar un tamaño del 18 ó 20 puntos, dependiendo de lo largo que sea el titular. Recuerda que un titular nunca lleva punto al final.

Entradilla

La entradilla es un único párrafo que reúne la información más destacada de la nota de prensa. Por lo general, debe responder a las 5W del Periodismo:

  • What? – ¿Qué?
  • When? – ¿Cuándo?
  • Where? – ¿Dónde?
  • Who?  – ¿Quién?
  • Why? – ¿Por qué?

Cuando digo que por lo general debe responder a las 5W del periodismo me refiero a que no tiene por qué seguir este orden, ni tampoco hay necesidad de que responda a las 5 preguntas. Puede que lo más interesante de tu nota de prensa sea el ‘quién’ o el ‘qué’. Mi consejo es que selecciones las más importantes y redactes un párrafo sencillo y conciso.

Te diré que yo suelo separar las W, de forma que siempre hago dos entradillas aunque eso sí, cortas, sencillas y concisas. Creo que de esa forma la información aparece más clara y que se facilita la lectura.

Cuerpo de la nota de prensa

Después del titular y la entradilla tenemos el cuerpo de la Nota de Prensa. Es decir, el resto de párrafos en los que colocaremos la información de más a menos importante.

Es muy importante que lo más destacado vaya siempre en los primeros párrafos y dejemos los últimos para información menos relevante. ¿Por qué? Porque no sabemos si el periodista va a leer todo el texto y lo que nos interesa es que se quede con una idea general.

Si es un tema complejo, te aconsejo que antes de meterte de lleno en la información hasta un pequeño resumen de un párrafo para contextualizar de qué estás hablando. Situar al periodista en el contexto es fundamental.

Dicho esto, mi consejo es que el cuerpo de la nota de prensa no sea demasiado extenso. Pese a que la extensión dependerá del tipo de información que vayas a comunicar y de los datos con los que cuentes, te aconsejo que no supere los 6 párrafos.

Ten en cuenta que siempre, escribas lo que escribas, las ideas deben ser claras. No hagas frases muy largas. Es mejor ser conciso y plasmar idea por idea.

Información adicional

Cuando tengas redactado el cuerpo de la noticia es aconsejable añadir un párrafo con información sobre la empresa, institución, asociación o persona que es objeto de la información.

Mi consejo es que se diferencie del resto de párrafos por lo que puedes colocarlo en negrita o subrayado. Es una forma de diferenciar que ese párrafo es una información adicional.

Contacto

El contacto es otra de las partes fundamentales de la Nota de Prensa, y es que de nada sirve una redactar una información si después no hay una persona disponible para ampliar la información, aclarar dudas o concretar entrevistas.

En este espacio debes incluir el nombre de la persona, el cargo, el teléfono y la dirección de correo electrónico del responsable de prensa. Recuerda que este apartado es imprescindible en toda Nota de Prensa.

Material complementario

Como te decía al principio de este artículo, el material complementario más que importante es necesario. Ya no sirve con enviar un texto sino que debes adjuntar fotografías, enlaces a vídeos o dossieres que contengan más información o cualquier otro elemento multimedia que tengas.

Recuerda que no todo vale. Debe ser un material de calidad y que pueda facilitar la tarea a los medios de comunicación. Puedes incluirlo en la parte de la Nota de Prensa que quieras. Yo suelo incluir un link con imágenes para descargar o para acceder a un dossier, justo después de la entradilla porque considero que en la entradilla debe estar lo más importante.

Plantilla para hacer una nota de prensa perfecta

Aquí te dejo un plantilla para que veas claramente las partes y la estructura que debe tener una nota de prensa.

Plantilla de nota de prensa

3 tips para conseguir una nota de prensa perfecta

Si has llegado hasta aquí tienes tu nota de prensa lista para enviar a los medios de comunicación. Te dejo los 3 tips más importantes:

  1. El titular contiene la W más importante.
  2. La entradilla es un puente entre el titular y el cuerpo de la información, aquí se desarrolla el titular.
  3. En el cuerpo de la información se dan todos los detalles nombrados en la entradilla y otros datos secundarios que apoyan la noticia en orden de relevancia.

Ahora te explicaré, a través de un ejemplo, cómo debe quedar tu nota de prensa para que esté perfecta.

Ejemplo de Nota de Prensa

Ejemplo: Nota de prensa

Tienes este ejemplo pero interactivo AQUÍ. Si quieres ver varios ejemplos de notas de prensa, puedes hacerlo desde la página web de Casa de América, donde cada semana cuelgo las notas de prensa que sacamos.

15 Consejos para redactar una Nota de Prensa perfecta

  1. Elige un titular llamativo y lo más descriptivo posible
  2. Destaca lo más relevante en la entradilla
  3. Estructura la información en párrafos
  4. Utiliza frases cortas: sujeto + verbo + predicado
  5. Se claro, conciso y sencillo en las expresiones que utilices
  6. Cuidado con los tecnicismos
  7. No cometas faltas de ortografía
  8. No incluyas adjetivos, recuerda que la información tiene que ser objetiva
  9. Si puedes, incluye alguna declaración. Recuerda que irá siempre entre comillas.
  10. Cuidado con el uso de siglas, no abuses de ellas
  11. No repitas palabras, busca sinónimos
  12. Resalta lo más importante utilizando la negrita
  13. No utilices mayúsculas, solo al principio de frase y en siglas
  14. Escribe los números en letras del uno al nueve y en cifras por encima del nueve.
  15. Utiliza las cifras para medidas, fechas, precios o números de calles.

Conclusión

Espero que este artículo te sea útil para saber cómo redactar una buena nota de prensa. No te agobies si al principio tardas mucho en organizar la información y las ideas que quieres transmitir. Esto es como aprender a montar en bici, con la práctica y los días irás mejorando.

Aunque hasta ahora no te lo había dicho, es muy importante que cuides tu relación con los medios y con los periodistas. De esta forma, los periodistas nos verán como una fuente de información valiosa y no como alguien que solamente intenta colocar un contenido de su empresa en su medio.

Recuerda que las notas de prensa no solo deben ser una fuente de información útil al periodista sino que le deben ahorrar parte de su trabajo. Si eres claro, comprenderán mejor qué quieres decirle.

¿Te animas a redactar tu primera Nota de Prensa?, ¿me darías algún consejo para mejorar en mis notas de prensa?, ¿cómo las trabajáis en tu empresa? Ah, y si necesitas ayuda no dudes en contactarme.

¡Si te ha gustado el artículo y te parece interesante te animo a compartirlo en tus redes sociales! Nos seguimos leyendo muy pronto.

10 comentarios en “Completa Guía para escribir una nota de prensa óptima paso a paso”

  1. Es muy valioso este tipo de publicaciones hoy en día cuando cualquiera puede ser periodista, un factor con matices positivos y negativos en el mundo online. Excelente post Irene.

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  2. Está genial Irene! Yo, que también soy apasionado de la Comunicación Corporativa, me alegro que hayas hecho este post tan currado… A veces vemos notas de prensa que… ufff! jaja ¡Me gusta mucho el post!

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  3. La nota de prensa, aquella herramienta de comunicación que pese a los pronósticos de la era de la información, sigue viva. Gracias por esta mega guía, me encantó la infografía y el ejemplo, seguro me será de gran utilidad. ¡Saludos!

    Le gusta a 1 persona

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